Chaque société belge doit déposer ses comptes annuels chaque année à la Banque nationale. Si vous manquez ce délai, vous payez plus qu'un simple tarif majoré : vous mettez aussi en jeu votre responsabilité, votre solvabilité aux yeux des banques et, dans le pire des cas, la survie de votre société. Voici ce qu'il faut savoir sur le délai, le coût et les conséquences d'un dépôt tardif.
Qui doit déposer des comptes annuels ?
L'obligation de dépôt est liée à la forme juridique. En bref : tous ceux qui bénéficient de la responsabilité limitée doivent, en contrepartie, rendre leurs chiffres publics.
- Doivent déposer : la SRL, la SA, la SC et la société européenne. Les grandes et très grandes ASBL, AISBL et fondations déposent également leurs comptes annuels à la Banque nationale (les petites ASBL déposent au greffe du tribunal de l'entreprise).
- Ne déposent pas : les entreprises individuelles. Un indépendant en personne physique tient une comptabilité, mais ne publie rien.
- Généralement pas : la société simple, la SNC et la SComm. Ces sociétés sans responsabilité limitée sont dispensées, sauf si elles sont grandes selon les critères de taille ou si l'un de leurs associés à responsabilité illimitée est lui-même une société.
Le schéma à déposer (micro, abrégé ou complet) dépend de la taille de votre société. Vous le découvrez dans notre article sur le schéma micro, abrégé ou complet.
Le délai : le calendrier pour un exercice au 31 décembre
Le Code des sociétés et des associations impose deux délais qui se succèdent. D'abord, l'assemblée générale doit approuver les comptes annuels dans les 6 mois de la clôture de l'exercice. Ensuite, l'organe d'administration dispose de 30 jours pour déposer à la Centrale des bilans de la Banque nationale, et en tout cas au plus tard 7 mois après la date de clôture du bilan.
| Étape | Date limite | Base légale |
|---|---|---|
| Clôture de l'exercice | 31 décembre | Date de clôture selon les statuts |
| Approbation par l'assemblée générale | 30 juin | Dans les 6 mois de la clôture |
| Dépôt à la BNB | 31 juillet | Dans les 30 jours de l'AG, au plus tard 7 mois après la clôture |
| Début de la majoration pour dépôt tardif | 1er septembre | À partir du neuvième mois suivant la clôture |
Si vous clôturez votre exercice à une autre date, tout se décale : le 30 juin devient « date de clôture plus 6 mois » et le 31 juillet devient « date de clôture plus 7 mois ». Attention : celui qui tient son assemblée générale plus tôt doit aussi déposer plus tôt. Si l'AG approuve les comptes le 15 mai, le délai de 30 jours expire déjà à la mi-juin.
Combien coûte un dépôt à la BNB ?
La Banque nationale facture des frais de publicité pour chaque dépôt. Ils dépendent de deux choses : le schéma (micro, abrégé ou complet) et le mode de dépôt. Un fichier XBRL structuré coûte moins cher qu'un PDF, parce que la BNB ne doit alors pas traiter les chiffres manuellement.
Comptez environ 60 à 300 euros, selon le schéma et le mode de dépôt. Un micro-schéma en XBRL se situe en bas de cette fourchette, un schéma complet en PDF en haut. Les montants sont indexés chaque année ; les tarifs actuels se trouvent sur le site de la Centrale des bilans. Un dépôt rectificatif (pour corriger une erreur) est facturé séparément.
Trop tard : la majoration pour dépôt tardif
Si vous déposez après le septième mois, le dépôt est enregistré comme « tardif ». Au huitième mois, vous payez encore le tarif normal, mais à partir du neuvième mois suivant la date de clôture, la BNB applique une majoration de tarif en plus des frais ordinaires. En pratique, on l'appelle la majoration pour dépôt tardif. Elle augmente plus vous attendez, et elle est nettement plus élevée pour un schéma complet que pour un micro-schéma ou un schéma abrégé.
| Moment du dépôt (exercice au 31/12) | Micro-schéma ou schéma abrégé | Schéma complet |
|---|---|---|
| Neuvième mois (septembre) | environ 150 euros | environ 500 euros |
| Dixième au douzième mois (octobre à décembre) | environ 225 euros | environ 750 euros |
| À partir du treizième mois (janvier de l'année suivante) | environ 450 euros | environ 1.500 euros |
Il s'agit de prix indicatifs 2025, arrondis et à ajouter aux frais de dépôt ordinaires. Les montants exacts sont indexés chaque année par la BNB. La majoration s'applique par comptes annuels déposés : celui qui rattrape deux exercices en même temps la paie donc deux fois.
Les autres conséquences d'un dépôt tardif
La majoration pour dépôt tardif est la conséquence la plus visible, mais certainement pas la plus coûteuse.
Présomption de responsabilité des administrateurs
L'article 3:10 du CSA dispose que le dommage subi par les tiers est présumé résulter du défaut de dépôt des comptes annuels dans le délai légal. Un fournisseur qui a accordé un crédit à votre société sans pouvoir consulter les chiffres et qui reste ensuite impayé peut s'en prendre personnellement aux administrateurs. L'organe d'administration doit alors prouver que le dommage n'a rien à voir avec les comptes annuels manquants. Ce renversement de la charge de la preuve est bien plus dangereux pour un administrateur que quelques centaines d'euros de plus à la BNB.
Dissolution judiciaire
Une société qui ne dépose pas de comptes annuels pendant trois exercices consécutifs peut être dissoute judiciairement par le tribunal de l'entreprise. Mais il ne faut pas attendre aussi longtemps : dès le septième mois suivant la date de clôture, tout intéressé (un créancier, un actionnaire) ou le ministère public peut demander la dissolution. Le tribunal peut accorder un délai de régularisation, mais ne comptez pas là-dessus.
Banque et crédit
Les banques, les sociétés de leasing et les assureurs-crédit puisent leurs chiffres directement à la Centrale des bilans. Si le dernier exercice manque, votre société se retrouve avec un profil dépassé ou incomplet, ce qui se traduit souvent par une ligne de crédit réduite ou un financement refusé. Un dépôt tardif reste en outre visible : la date de dépôt figure pour toujours à côté des comptes annuels.
Ce que cela signale aux clients et aux fournisseurs
Les credit controllers et les acheteurs lisent un dépôt tardif comme un clignotant. En pratique, le retard traduit souvent une discussion avec l'expert-comptable, des chiffres qu'il a fallu « retravailler », ou tout simplement pas d'argent pour payer le comptable. Ce n'est pas un hasard s'il figure parmi les 5 signaux d'une faillite imminente. Celui qui dépose lui-même en retard donne donc à ses partenaires commerciaux une raison d'exiger un paiement anticipé ou des délais de paiement plus courts.
Vérifier si une entreprise a déposé à temps
Vous pouvez consulter des comptes annuels à la Centrale des bilans, mais c'est plus rapide via la fonction de recherche de Jaarrekening.be. Recherchez par nom ou numéro d'entreprise et ouvrez l'onglet « Comptes annuels ». Vous y voyez pour chaque exercice la date de dépôt, le schéma utilisé et les chiffres eux-mêmes. La marche à suivre est détaillée dans consulter les comptes annuels d'une entreprise.
A quoi faut-il être attentif ?
- Date de dépôt après le 31 juillet (pour un exercice au 31/12) : dépôt tardif. Quelques semaines sont un point d'attention, quelques mois un drapeau rouge.
- De plus en plus tard chaque année : un schéma récurrent en dit plus qu'un écart isolé.
- Le dernier exercice manque : vous êtes déjà au-delà de septembre de l'année suivante et rien n'est encore déposé ? Combinez alors ce constat avec les autres signaux de l'onglet « Publications ».
Trop tard ? Voici quoi faire maintenant
Vous avez vous-même dépassé le délai ? Déposez alors le plus vite possible. Chaque mois d'attente rend la majoration plus chère et maintient la présomption de responsabilité. Concrètement :
- Faites approuver les comptes annuels par l'assemblée générale, même en dehors du délai légal. Une approbation tardive vaut mieux qu'aucune approbation.
- Déposez via Filing de la Centrale des bilans, de préférence en XBRL. La majoration pour dépôt tardif est calculée automatiquement et facturée avec les frais ordinaires.
- Vous avez plusieurs exercices en retard ? Déposez-les dans l'ordre chronologique et rattrapez tout en une fois. Vous fermez ainsi immédiatement la porte à une action en dissolution judiciaire.
En résumé
Pour un exercice clôturé le 31 décembre, l'assemblée générale approuve les comptes annuels pour le 30 juin et vous déposez pour le 31 juillet. Un dépôt dans les délais coûte de quelques dizaines à quelques centaines d'euros ; à partir de septembre s'y ajoute une majoration pour dépôt tardif qui grimpe bien au-delà de mille euros pour un schéma complet. Plus important encore : tant que vous ne déposez pas, vous êtes présumé responsable, en tant qu'administrateur, du dommage subi par les tiers, et la dissolution judiciaire menace. Déposer, même en retard, reste donc toujours l'option la moins chère.
