Vous faites affaire avec une société d'exploitation détenue par une holding, elle-même propriété d'une autre SRL domiciliée au Luxembourg. Qui prend les décisions ici, et qui empoche le bénéfice ? C'est la question du bénéficiaire effectif, l'UBO. Pour les banques, les experts-comptables et les notaires, trouver l'UBO est une obligation légale. Pour tout autre entrepreneur, c'est une question de bon sens avant de signer un gros contrat.
Qu'est-ce qu'un bénéficiaire effectif ?
L'UBO (ultimate beneficial owner) est la personne physique qui possède ou contrôle une société en dernier ressort. Une société ne peut jamais être elle-même UBO : vous remontez les holdings jusqu'à tomber sur un être humain. La loi anti-blanchiment belge utilise trois critères, dans l'ordre.
- Propriété : la personne détient directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote. Indirectement signifie via une ou plusieurs sociétés intermédiaires. Celui qui possède 60 % d'une holding qui détient à son tour 50 % de la société d'exploitation en détient indirectement 30 % et est donc UBO.
- Contrôle par d'autres moyens : la personne peut nommer ou révoquer la majorité des administrateurs, ou exerce le contrôle via une convention d'actionnaires, un droit de veto ou un prêt assorti de conditions particulières, même sans 25 % des actions.
- Dirigeant principal : si, après avoir épuisé tous les moyens possibles, la société ne trouve personne qui réponde aux deux premiers critères, elle enregistre son dirigeant principal (généralement le CEO ou l'administrateur délégué) comme UBO. C'est une solution de repli, pas un choix.
Une société peut avoir plusieurs UBO (trois associés avec chacun un tiers des actions) ou, en cas d'actionnariat très dispersé, uniquement un UBO de la troisième catégorie.
Le registre UBO : la source officielle
Depuis 2019, toutes les sociétés, ASBL, fondations et trusts belges doivent enregistrer leurs bénéficiaires effectifs dans le registre UBO du SPF Finances, via MyMinfin. L'enregistrement mentionne pour chaque UBO le nom, la date de naissance, la nationalité, l'adresse, la catégorie (propriété, contrôle ou dirigeant) et le pourcentage. Toute modification doit être enregistrée dans le mois et les données doivent être confirmées chaque année. Celui qui néglige cette obligation risque une amende administrative pouvant atteindre plusieurs milliers d'euros.
Qui a accès ? Depuis que la Cour de justice a invalidé le libre accès du public fin 2022, il existe trois groupes :
- Les autorités comme le SPF Finances, la CTIF (cellule anti-blanchiment) et le parquet : accès complet.
- Les entités assujetties à la loi anti-blanchiment : accès dans le cadre de leur devoir de vigilance à l'égard de la clientèle.
- Les citoyens et organisations ayant un intérêt légitime, comme les journalistes ou les ONG qui enquêtent sur le blanchiment : accès sur demande motivée.
Qui doit vérifier l'UBO ?
La loi anti-blanchiment du 18 septembre 2017 impose un devoir de vigilance (KYC, know your customer) à une longue liste de professions : banques et assureurs, experts-comptables, conseillers fiscaux et réviseurs d'entreprises, notaires, avocats et huissiers de justice, agents immobiliers, diamantaires, et tout commerçant qui accepte des paiements en espèces au-delà du seuil légal. Pour eux, trouver l'UBO est une étape obligatoire avant le début de la relation client, et à nouveau à chaque modification importante.
Si vous êtes un fournisseur B2B ordinaire, la loi ne vous impose rien. Le contrôle UBO vous est pourtant utile aussi, pour trois raisons.
- Risque de crédit : la personne derrière une holding avec cinq sociétés d'exploitation dont deux ont fait faillite représente un autre risque que ce que suggèrent les chiffres sains de la société numéro six.
- Sanctions et réputation : depuis les sanctions contre la Russie, chaque banque regarde qui se trouve derrière votre client. Si votre entreprise livre à une société dont l'UBO est sanctionné, vous avez un problème, même si l'UBO n'apparaît nulle part sur la facture.
- Position de négociation : savoir qui décide vous épargne des mois de négociation avec quelqu'un qui n'a aucun mandat.
Trouver l'UBO via Jaarrekening.be : plan par étapes
La Belgique n'a pas de registre public des actionnaires pour les SRL et les SA. Jaarrekening.be n'affiche donc les liens de propriété que là où ils apparaissent dans des documents déposés : comptes annuels, publications au Moniteur belge et données de la BCE. Cela suffit étonnamment souvent pour reconstituer la chaîne. Voici comment procéder.
- Commencez par la société d'exploitation. Recherchez l'entreprise avec laquelle vous faites affaire via la fonction de recherche. L'onglet Info affiche les dirigeants actuels et, lorsqu'ils sont connus, les actionnaires ou investisseurs.
- Ouvrez l'onglet Dirigeants. Vous y voyez qui dirige la société, avec les mandats actuels et anciens et leurs dates de début et de fin, tirés des publications au Moniteur belge. Dans une petite PME, le gérant est généralement aussi le propriétaire. Cliquez sur le nom d'un dirigeant : la page de la personne affiche tous ses mandats dans d'autres sociétés. Si la personne dirige aussi la holding au-dessus, vous tenez votre premier maillon.
- Consultez l'onglet Structure de l'entreprise. Il montre le graphe des sociétés mères et filiales tel qu'il ressort des documents déposés. Vous voyez d'un coup d'oeil quelle holding se trouve au-dessus de la société d'exploitation et quelles sont les sociétés soeurs.
- Vérifiez l'onglet Investissements. Il reprend les participations issues des comptes annuels : dans quelles sociétés l'entreprise détient des actions, et quels actionnaires sont connus. Recherchez la holding et consultez ses Investissements : si la société d'exploitation y figure avec un pourcentage, le lien de propriété est confirmé.
- Lisez l'acte constitutif dans l'onglet Publications. L'acte constitutif publié au Moniteur belge mentionne presque toujours les fondateurs et la répartition initiale des actions. Les publications ultérieures (augmentations de capital, apports, fusions) montrent qui est arrivé depuis. Pour une société de cinq ans, c'est souvent encore le propriétaire actuel.
- Répétez jusqu'à arriver à une personne physique. Recherchez la holding, faites les quatre mêmes contrôles et remontez jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de société au-dessus. Calculez les pourcentages indirects en chemin.
| Source | Ce que vous y trouvez | Limite |
|---|---|---|
| Registre UBO (SPF Finances) | UBO enregistrés avec catégorie et pourcentage | Accessible uniquement aux autorités, aux entités assujetties et à qui démontre un intérêt légitime. La qualité dépend de ce que la société déclare elle-même. |
| Onglet Dirigeants | Qui dirige, depuis quand, et tous les autres mandats de cette personne | Le dirigeant n'est pas nécessairement propriétaire |
| Structure de l'entreprise et Investissements | Relations mère-filiale, participations avec pourcentage | Uniquement ce qui est déposé dans les comptes annuels ; les microsociétés donnent peu de détails |
| Publications (Moniteur belge) | Fondateurs, répartition initiale des actions, apports, fusions | Les cessions d'actions ordinaires ne sont pas publiées |
Pour comprendre comment fonctionnent les holdings et pourquoi tant d'entrepreneurs belges en ont une, lisez qu'est-ce qu'une holding ?. Ce que vous pouvez précisément tirer du Moniteur belge se trouve dans ce que les publications au Moniteur belge vous apprennent.
Le danger de l'administrateur prête-nom
Certaines structures placent un prête-nom (homme de paille) comme administrateur : quelqu'un qui signe formellement, mais n'a aucun intérêt économique et suit les instructions du véritable propriétaire. En Belgique, c'est moins fréquent que dans les juridictions offshore classiques, mais cela existe, surtout dans les sociétés constituées rapidement et qui disparaissent tout aussi vite. Soyez vigilant face à ces signaux.
| Signal d'alerte | Ce que cela peut signifier |
|---|---|
| L'administrateur n'est propriétaire nulle part et n'apparaît dans aucun acte constitutif | Peut-être un homme de paille qui signe formellement sans intérêt |
| Administrateur très jeune ou très âgé, ou un membre de la famille sans expérience dans le secteur | Membre de la famille qui sert d'écran à quelqu'un sous interdiction de gérer ou avec un passé de faillites |
| Des dizaines de mandats d'administrateur dans des entreprises sans lien, souvent constituées coup sur coup | Prête-nom professionnel C'est un drapeau rouge, surtout combiné à une série de faillites. |
| Administrateur remplacé quelques semaines après une faillite ou une publication au Moniteur belge concernant une société précédente | La direction réelle est restée la même, seul le nom sur papier a changé |
En résumé
Trouver le bénéficiaire effectif commence par la définition : plus de 25 %, contrôle ou, si rien d'autre n'aboutit, le dirigeant principal. Le registre UBO est la source officielle, mais il n'est pas librement accessible et pas toujours correctement rempli. Avec les onglets Dirigeants, Structure de l'entreprise, Investissements et Publications, vous reconstituez vous-même la chaîne de propriété, de la société d'exploitation à la personne physique en passant par la holding. Faites cet exercice pour chaque gros contrat : vous saurez alors avec qui vous négociez, quel risque vous courez et si la personne sur papier est aussi la personne dans la réalité.
