Importer une liste de clients et surveiller le risque de crédit de vos clients

Votre comptabilité compte trois cents clients et vous voulez savoir lesquels sont financièrement fragiles, lesquels n'ont plus déposé de comptes annuels depuis deux ans et lesquels vous feriez mieux de ne plus livrer à crédit. Ou vous examinez vos fournisseurs avant de signer un gros contrat. Les rechercher un par un n'est pas une option.

Quand le faire

Un contrôle de crédit à la première commande est une bonne chose, mais les clients changent. Une entreprise saine il y a cinq ans peut avoir aujourd'hui des capitaux propres négatifs, et plus personne ne regarde le client fidèle qui paie depuis des années. Avec une liste importée, vous voyez tout votre portefeuille sur un seul écran :

• Le contrôle de crédit annuel. À l'automne, la plupart des comptes annuels de l'exercice précédent sont disponibles. C'est le bon moment pour revoir toute la liste de clients et ajuster les limites de crédit.
• L'examen des fournisseurs et sous-traitants. Si un fournisseur régulier disparaît, votre propre travail s'arrête. Une liste distincte "Fournisseurs" montre qui est fragile avant que vous signiez un gros contrat.
• Un portefeuille clients repris. Si vous reprenez les clients d'un collègue ou d'une autre entreprise, vous voyez en quelques minutes la santé de ce portefeuille.

Un exemple : Sanitaire Lambert, un grossiste de Namur, livre à crédit quelque trois cents installateurs. Après l'import, 22 d'entre eux obtiennent un score faible, dont 4 avec des capitaux propres négatifs et 6 qui ont déposé leurs derniers comptes annuels en retard. Ces 22 clients reçoivent un délai de paiement plus court ou ne sont plus livrés que contre acompte.

Étape par étape

1. Extrayez les numéros d'entreprise de votre comptabilité

   Exportez votre liste de clients ou de fournisseurs avec le numéro de TVA ou le numéro d'entreprise. Placez ces numéros dans la première colonne. BE, points et espaces sont permis, une ligne de titre aussi. Mettez la colonne au format texte dans Excel, sinon le zéro initial disparaît et le numéro n'est pas reconnu.

2. Créez une liste

   Ouvrez Listes dans la barre latérale et cliquez sur Créer une nouvelle liste. Donnez à la liste un nom clair, comme "Clients" ou "Fournisseurs". Gardez clients et fournisseurs séparés : vous ne les regardez pas de la même manière.

3. Importez le fichier

   Dans la liste, ouvrez l'onglet Import. Glissez le fichier dans la zone ou cliquez pour parcourir, puis cliquez sur Analyser le fichier.

4. Vérifiez le résultat

   Vous voyez trois compteurs : Valide, Non trouvé et Déjà ajouté. Dans le tableau, décochez ce que vous ne voulez pas reprendre et ajoutez les entreprises sélectionnées. Les numéros non trouvés figurent en dessous. Le plus souvent, il s'agit d'une faute de frappe, d'un zéro disparu ou d'un numéro qui n'existe plus.

5. Lisez les risques

   L'onglet Vue d'ensemble affiche toutes les entreprises avec leur Score de santé. Triez sur Santé pour placer les plus fragiles en tête, et ajoutez des chiffres via Columns. L'onglet Analyse résume toute la liste (voir plus loin).

6. Suivez les clients qui comptent

   Une liste n'envoie pas d'e-mails. L'onglet Chronologie vous montre en revanche les nouveaux comptes annuels, les publications et les modifications BCE de toutes les entreprises de la liste, par date. Pour recevoir un e-mail en cas de faillite ou de nouveaux chiffres, importez le même fichier dans la Watchlist, via l'onglet Import. Votre limite de suivi s'y applique : 250 entreprises avec Pro. Si vous avez plus de clients, choisissez ceux qui ont les plus gros soldes ouverts.

Ce que montre l'analyse de votre liste

L'onglet Analyse (Pro) propose plusieurs vues. Pour un portefeuille clients, voici les plus utiles :

• Aperçu : combien d'entreprises ont un score faible, moyen ou élevé, combien font des pertes ou ont des capitaux propres négatifs, lesquelles ont déposé en retard ou jamais, et lesquelles ont le plus progressé ou reculé par rapport à l'année précédente.
• Chiffres : les comptes annuels de toutes les entreprises dans un seul tableau, filtrable par année.
• Composition : votre portefeuille par secteur, province, forme juridique, ancienneté et taille. Vous voyez ainsi si vous dépendez trop d'un seul secteur.
• Administrateurs : les personnes administrateurs de plus d'une entreprise de la liste. Chez des fournisseurs, c'est un signal à vérifier : deux offres "concurrentes" peuvent venir des mêmes personnes.

Commencez par les clients qui ont à la fois un score faible et un gros solde ouvert. Pour eux, vous fixez une nouvelle limite de crédit ou vous demandez un acompte.

Conseils et pièges

• Utilisez des numéros, pas des noms. Un nom d'entreprise est d'abord recherché tel quel, puis sur une partie du nom. Une autre entreprise au nom semblable peut alors se retrouver dans votre liste. Si vous travaillez malgré tout avec des noms, contrôlez chaque ligne avant de l'ajouter.
• Seule la première colonne compte. Si elle est vide, la deuxième est lue. Les autres colonnes et les autres feuilles sont ignorées.
• Toutes les entreprises n'obtiennent pas de score. Les entreprises individuelles, les petites ASBL et les entités étrangères ne déposent pas de comptes annuels en Belgique. L'analyse les compte à part, parmi les entreprises sans obligation de dépôt.
• Un score est aussi récent que les derniers comptes annuels. Au moment de la consultation, ils datent souvent déjà de plusieurs mois. Combinez donc le score avec la Chronologie ou avec des notifications pour vos principaux clients.
• Tenez la liste à jour. N'hésitez pas à réimporter votre fichier clients. Les entreprises qui y figurent déjà apparaissent sous Déjà ajouté et ne sont pas reprises deux fois.
• Période d'essai. Pendant l'essai, vous conservez jusqu'à 250 entreprises dans vos listes et vous ne pouvez pas exporter. Avec Pro, vous mettez la liste dans Excel avec Exporter.