Un nouveau client commande pour €18.000 et demande trente jours de délai de paiement. Livrez-vous ? La plupart des entreprises décident à l'instinct, après un coup de fil sympathique. Pourtant, tout ce que vous devez savoir figure dans des documents que le client a lui-même déposés. En cinq étapes, vous vérifiez la solvabilité d'un client belge, gratuitement et en moins de dix minutes.
Pourquoi l'instinct ne suffit pas
Une facture de €18.000 impayée vous coûte, avec une marge de dix pour cent, le bénéfice réalisé sur €180.000 de chiffre d'affaires. C'est le montant que vous devez vendre en plus pour compenser un seul mauvais payeur. Les entreprises belges passent chaque année environ un pour cent de leur chiffre d'affaires en créances irrécouvrables, et lors de la faillite d'un client, les fournisseurs ordinaires récupèrent rarement plus de quelques pour cent.
La bonne nouvelle: chaque société dépose des comptes annuels à la Banque nationale, la BCE tient à jour sa situation juridique et le Moniteur belge publie chaque nomination, démission et changement de siège. Ces sources sont publiques. Il suffit de savoir où regarder.
Étape 1: l'entreprise existe-t-elle, et dans quel état ?
Recherchez le client dans le moteur de recherche d'entreprises, par nom ou par numéro de TVA. Vérifiez trois choses avant d'aller plus loin:
- Le numéro de TVA correspond-il au nom ? Les fraudeurs aiment utiliser le numéro d'une entreprise existante et saine sur leur propre bon de commande. Pour valider un numéro, lisez vérifier un numéro de TVA.
- Quelle est la situation juridique ? "Situation normale" est ce que vous voulez voir. En cas de "dissolution et liquidation", "réorganisation judiciaire" ou "faillite", votre enquête s'arrête ici. La signification de ces statuts est expliquée dans une entreprise est-elle en faillite.
- Quel âge a l'entreprise ? Une société constituée le mois dernier n'a pas encore de comptes annuels. Vous n'avez alors aucun chiffre et vous travaillez de préférence avec un acompte.
Étape 2: les capitaux propres et la tendance
Les capitaux propres sont le coussin entre les actifs et les dettes de l'entreprise. C'est le premier chiffre qu'un assureur-crédit regarde, et vous avez intérêt à faire de même. Ne regardez pas une seule année mais trois exercices dans l'onglet "Chiffres clés financiers":
| Ce que vous voyez | Ce que cela signifie | Évaluation |
|---|---|---|
| Positifs et en hausse | L'entreprise conserve ses bénéfices et constitue des réserves | Solide |
| Positifs mais en baisse | Des pertes ou des dividendes rongent le coussin | À suivre |
| Négatifs | Les dettes dépassent les actifs | Acompte uniquement |
Divisez les capitaux propres par le total du bilan et vous obtenez le ratio de solvabilité. Sous vingt pour cent, cela devient juste; sous zéro, lisez d'abord ce que signifient des capitaux propres négatifs: tous les chiffres rouges ne sont pas aussi dangereux.
Étape 3: y a-t-il du cash pour payer votre facture ?
Un bilan sain ne paie pas les factures, le cash si. Deux chiffres du même onglet indiquent si le client peut payer votre facture dans trente jours:
- Valeurs disponibles: l'argent en banque à la date du bilan. Comparez-le au chiffre d'affaires. Une entreprise avec €2.000.000 de chiffre d'affaires et €5.000 en banque vit au jour le jour.
- Current ratio: actifs circulants divisés par les dettes à court terme. Sous 1, l'entreprise doit payer dans les douze mois plus qu'elle n'encaisse à court terme. Pour lire ce ratio, voyez calculer la liquidité.
Étape 4: comment le client paie-t-il ses autres fournisseurs ?
Vous ne pouvez pas voir si le client paiera vos factures à temps, mais vous pouvez voir comment il paie le reste du monde. Cela se lit dans le crédit fournisseurs ou DPO: les dettes fournisseurs divisées par les achats, fois 365 jours.
Un DPO de 40 à 60 jours est normal en Belgique. S'il passe chez votre client de 45 à 90 jours sur deux exercices, il étire ses paiements parce que le cash manque. Vous serez alors le prochain fournisseur à attendre. Jaarrekening.be calcule le DSO et le DPO pour chaque exercice; l'explication complète se trouve dans calculer le DSO: crédit clients et crédit fournisseurs.
Une deuxième source, plus dure: la rubrique dettes fiscales, salariales et sociales du bilan. Si elle croît plus vite que le chiffre d'affaires, l'entreprise paie le fisc et l'ONSS en retard. Ce sont les créanciers qui saisissent le plus vite le tribunal.
Étape 5: les signaux qui n'apparaissent dans aucun chiffre
Le dernier contrôle ne porte pas sur des chiffres mais sur des comportements. Trois éléments à consulter dans les onglets "Administrateurs" et "Publications":
- La date de dépôt des comptes annuels. Les comptes doivent être déposés dans les sept mois suivant la clôture. Si le dernier dépôt a des mois de retard, ou manque, l'entreprise cache généralement de mauvais chiffres. Voyez déposer les comptes annuels: délai et amendes.
- Les administrateurs. Cliquez sur la personne. Si le gérant a trois sociétés précédentes tombées en faillite, vous savez comment cette histoire peut finir. Pour le rechercher, lisez trouver tous les mandats d'un administrateur.
- Les publications récentes. Un transfert de siège vers un centre d'affaires, une série de démissions d'administrateurs ou une réduction de capital juste avant votre commande sont des signes avant-coureurs classiques. Les cinq sont détaillés dans les 5 signaux d'une faillite imminente.
Du contrôle à la décision: la limite de crédit
Un contrôle sans décision est une perte de temps. Traduisez ce que vous avez vu en encours maximal et en conditions de paiement. Une règle simple: livrez à crédit jusqu'à environ dix pour cent des capitaux propres du client, avec un plafond d'un mois de chiffre d'affaires. Pour un client avec €150.000 de capitaux propres, cela donne une limite de €15.000; la commande de €18.000 de l'introduction se livre alors en partie contre acompte.
| Profil | Conditions |
|---|---|
| Sain: capitaux propres en hausse, current ratio au-dessus de 1,2, DPO stable | Délai de paiement normal, limite selon la règle |
| Doute: capitaux propres en baisse ou DPO qui s'allonge | Délai plus court, limite plus basse, clause de réserve de propriété dans vos conditions |
| Fragile: capitaux propres négatifs, dépôt tardif ou signal rouge | Acompte ou paiement à la livraison, pas de crédit |
L'outil de limite de crédit fait ce calcul avec les chiffres du client, et la même limite figure sur la page de l'entreprise à côté du score de santé. Pour étayer cette limite et l'intégrer dans votre politique d'acceptation, lisez déterminer la limite de crédit d'un client.
Continuez à vérifier après la première livraison
La plupart des impayés ne viennent pas de nouveaux clients mais de clients que vous connaissez depuis des années et que vous n'avez plus jamais vérifiés. Des comptes annuels sont la photo d'un seul jour; la nouvelle photo arrive chaque année. Suivez vos clients et vous recevrez une alerte lors d'un nouveau dépôt, d'un changement d'administrateur ou d'une modification de la situation juridique, pour adapter la limite avant que la prochaine livraison ne parte.
En résumé
- Situation juridique et numéro de TVA: le client existe-t-il et est-il encore actif ?
- Capitaux propres sur trois ans: le coussin grossit-il ou fond-il ?
- Trésorerie et current ratio: y a-t-il du cash pour vous payer ?
- DPO et dettes envers le fisc et l'ONSS: paie-t-il déjà les autres en retard ?
- Date de dépôt, administrateurs et publications: y a-t-il des signaux hors des chiffres ?
Cinq étapes, dix minutes, et vous décidez sur des faits plutôt que sur une conversation agréable. Pour un fournisseur, c'est l'assurance-crédit la moins chère qui existe.