Een nieuwe klant bestelt voor €18.000 en vraagt dertig dagen betalingsuitstel. Levert u? De meeste bedrijven beslissen op buikgevoel en een vlot telefoongesprek. Toch staat alles wat u moet weten in documenten die de klant zelf heeft neergelegd. In vijf stappen controleert u de kredietwaardigheid van een Belgische klant, gratis en in minder dan tien minuten.
Waarom buikgevoel niet volstaat
Een factuur van €18.000 die niet betaald wordt, kost u bij een marge van tien procent de winst op €180.000 omzet. Dat is het bedrag dat u extra moet verkopen om één wanbetaler goed te maken. Belgische bedrijven schrijven jaarlijks ongeveer één procent van hun omzet af aan oninbare facturen, en bij een faillissement van een klant recupereren gewone leveranciers zelden meer dan een paar procent.
Het goede nieuws: elke vennootschap legt een jaarrekening neer bij de Nationale Bank, de KBO houdt haar juridische toestand bij en het Belgisch Staatsblad publiceert elke benoeming, ontslag en zetelwijziging. Die bronnen zijn openbaar. U moet alleen weten waar u kijkt.
Stap 1: bestaat het bedrijf, en in welke toestand?
Zoek de klant op via de bedrijvenzoeker, op naam of op btw-nummer. Controleer drie dingen voor u verder kijkt:
- Klopt het btw-nummer met de naam? Fraudeurs gebruiken graag het nummer van een bestaand, gezond bedrijf op hun eigen bestelbon. Hoe u een nummer valideert, leest u in btw-nummer controleren.
- Wat is de juridische toestand? "Normale toestand" is wat u wilt zien. Bij "ontbinding en vereffening", "gerechtelijke reorganisatie" of "faillissement" stopt uw onderzoek hier. Wat die statuten precies betekenen, staat in is een bedrijf failliet.
- Hoe oud is het bedrijf? Een vennootschap die vorige maand is opgericht, heeft nog geen jaarrekening. Dan heeft u geen cijfers en werkt u best met een voorschot.
Stap 2: het eigen vermogen en de trend
Het eigen vermogen is de buffer tussen de bezittingen en de schulden van het bedrijf. Het is het eerste cijfer waar een kredietverzekeraar naar kijkt, en u doet best hetzelfde. Kijk niet naar één jaar maar naar drie boekjaren op het tabblad "Financiële kerncijfers":
| Wat u ziet | Wat het betekent | Beoordeling |
|---|---|---|
| Positief en stijgend | Het bedrijf houdt winst in en bouwt reserves op | Sterk |
| Positief maar dalend | Verliezen of dividenden eten de buffer op | Opvolgen |
| Negatief | De schulden zijn groter dan de bezittingen | Enkel met voorschot |
Deel het eigen vermogen door het balanstotaal en u heeft de solvabiliteit. Onder twintig procent wordt het krap, onder nul leest u eerst wat een negatief eigen vermogen betekent: niet elk rood cijfer is even gevaarlijk.
Stap 3: is er cash om uw factuur te betalen?
Een gezonde balans betaalt geen facturen, cash wel. Twee cijfers op hetzelfde tabblad zeggen of de klant uw factuur over dertig dagen kan betalen:
- Liquide middelen: het geld op de bank op de balansdatum. Zet het af tegen de omzet. Een bedrijf met €2.000.000 omzet en €5.000 op de bank leeft van dag tot dag.
- Current ratio: vlottende activa gedeeld door de schulden op korte termijn. Onder 1 moet het bedrijf de komende twaalf maanden meer betalen dan het op korte termijn binnenkrijgt. Hoe u die ratio leest, staat in liquiditeit berekenen.
Stap 4: hoe betaalt de klant zijn andere leveranciers?
U kunt niet zien of de klant úw facturen op tijd zal betalen, maar wel hoe hij de rest van de wereld betaalt. Dat zit in het leverancierskrediet of DPO: de leveranciersschulden gedeeld door de aankopen, maal 365 dagen.
Een DPO van 40 tot 60 dagen is normaal in België. Stijgt die bij uw klant van 45 naar 90 dagen over twee boekjaren, dan rekt hij zijn betalingen op omdat de cash op is. U wordt dan de volgende leverancier die wacht. Jaarrekening.be berekent DSO en DPO voor elk boekjaar; de volledige uitleg staat in DSO berekenen: klantenkrediet en leverancierskrediet.
Een tweede, hardere bron: de rubriek schulden met betrekking tot belastingen, bezoldigingen en sociale lasten in de balans. Groeit die sneller dan de omzet, dan betaalt het bedrijf de fiscus en de RSZ te laat. Dat zijn de schuldeisers die het snelst naar de rechtbank stappen.
Stap 5: signalen die in geen enkel cijfer staan
De laatste controle gaat niet over cijfers maar over gedrag. Drie zaken bekijkt u op de tabbladen "Bestuurders" en "Publicaties":
- De neerleggingsdatum van de jaarrekening. Een jaarrekening moet binnen zeven maanden na het boekjaar neergelegd zijn. Is de laatste neerlegging maanden te laat, of ontbreekt ze, dan verbergt het bedrijf meestal slechte cijfers. Zie jaarrekening neerleggen: deadline en boetes.
- De bestuurders. Klik door naar de persoon. Heeft de zaakvoerder drie eerdere vennootschappen die failliet gingen, dan weet u hoe dit verhaal kan eindigen. Hoe u dat opzoekt, leest u in bestuurder opzoeken: alle mandaten van een persoon.
- Recente publicaties. Een zetelverplaatsing naar een bedrijvencentrum, een reeks ontslagen van bestuurders of een kapitaalvermindering vlak voor uw bestelling zijn klassieke voortekenen. Alle vijf staan uitgewerkt in de 5 signalen van een naderend faillissement.
Van controle naar beslissing: de kredietlimiet
Een controle zonder beslissing is tijdverlies. Vertaal wat u zag naar een maximaal openstaand bedrag en naar betalingsvoorwaarden. Een eenvoudige vuistregel: lever op krediet tot ongeveer tien procent van het eigen vermogen van de klant, met een plafond van een maand omzet. Voor een klant met €150.000 eigen vermogen is dat een limiet van €15.000; de bestelling van €18.000 uit de inleiding levert u dan deels tegen voorschot.
| Profiel | Voorwaarden |
|---|---|
| Gezond: stijgend eigen vermogen, current ratio boven 1,2, DPO stabiel | Normale betalingstermijn, limiet volgens de vuistregel |
| Twijfel: dalend eigen vermogen of oplopende DPO | Kortere termijn, lagere limiet, eigendomsvoorbehoud in uw voorwaarden |
| Zwak: negatief eigen vermogen, laattijdige jaarrekening of rood signaal | Voorschot of betaling bij levering, geen krediet |
De kredietlimiet-tool rekent dit uit met de cijfers van de klant, en op de bedrijfspagina staat dezelfde limiet naast de gezondheidsscore. Hoe u die limiet onderbouwt en in uw acceptatiebeleid giet, leest u in kredietlimiet klant bepalen.
Blijf controleren na de eerste levering
De meeste wanbetalingen komen niet van nieuwe klanten maar van klanten die u al jaren kent en nooit meer controleerde. Een jaarrekening is een foto van één dag; de nieuwe foto komt elk jaar. Volg uw klanten op, dan krijgt u een melding bij een nieuwe jaarrekening, een bestuurswissel of een wijziging van de juridische toestand, en past u de limiet aan voor de volgende levering de deur uitgaat.
Samengevat
- Juridische toestand en btw-nummer: bestaat de klant en is hij nog actief?
- Eigen vermogen over drie jaar: groeit de buffer of smelt ze?
- Liquide middelen en current ratio: is er cash om u te betalen?
- DPO en schulden bij fiscus en RSZ: betaalt hij anderen al te laat?
- Neerleggingsdatum, bestuurders en publicaties: zijn er signalen buiten de cijfers?
Vijf stappen, tien minuten, en u beslist op feiten in plaats van op een vlot gesprek. Als leverancier is dat de goedkoopste kredietverzekering die er bestaat.