BTW-nummer controleren: geldigheid en betrouwbaarheid checken

Een BTW-nummer controleren klinkt als de saaiste taak van de dag, maar het is de eerste verdedigingslinie van elke factuur. Een fout of ongeldig nummer kost u BTW-aftrek of vrijstelling, en in het slechtste geval factureert u aan een spookvennootschap die nooit zal betalen. In dit artikel doorloopt u de drie controles: is het nummer correct opgebouwd, is het geldig voor BTW, en is de onderneming erachter betrouwbaar?

Ondernemingsnummer en BTW-nummer: hetzelfde nummer

In België hoeft u maar één nummer te onthouden. Het ondernemingsnummer uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) telt tien cijfers, en het BTW-nummer is exact datzelfde nummer met de landcode BE ervoor. Sinds 2023 worden naast nummers die met 0 beginnen ook nummers uitgereikt die met een 1 beginnen, omdat de reeks met 0 uitgeput raakt. Een nummer als 1234.567.890 is dus geen tikfout.

Het bestaan van een ondernemingsnummer zegt niets over de BTW-hoedanigheid. Een vzw, een holding zonder BTW-plichtige activiteit of een vennootschap die enkel vrijgestelde handelingen stelt (bijvoorbeeld medische of financiële diensten), heeft wel een ondernemingsnummer maar geen BE-nummer. Op de factuur van zo'n klant vermeldt u dan geen BTW-nummer, en u rekent gewoon Belgische BTW aan.

De opbouw van het nummer: de mod 97-check

Voor u een database of website raadpleegt, kunt u een Belgisch ondernemingsnummer al met een rekenmachine controleren. De laatste twee cijfers zijn een controlegetal. De regel: neem de eerste acht cijfers, deel ze door 97 en houd de rest. Trek die rest af van 97. Het resultaat moet gelijk zijn aan de laatste twee cijfers. Geen zin in rekenwerk? Plak het nummer in onze btw-nummer-check.

Deze check vangt tikfouten en omgewisselde cijfers op, meer niet. Een nummer dat de test doorstaat, bestaat daarom nog niet, en een bestaand nummer hoort daarom nog niet bij de klant die het opgeeft. Faalt de test, dan is het nummer fout overgetypt of verzonnen, en hoeft u niet verder te zoeken.

Is het nummer geldig voor BTW?

De tweede controle is de belangrijkste voor uw BTW-aangifte: heeft de onderneming op dit moment een actieve BTW-hoedanigheid? Daarvoor bestaan twee officiële bronnen, allebei gratis.

VIES

VIES (VAT Information Exchange System) is de tool van de Europese Commissie. U kiest het land, typt het nummer in en krijgt een antwoord: geldig of ongeldig, voor Belgische nummers met naam en adres. VIES is de bron die telt voor intracommunautaire leveringen. Vraag een raadplegingsnummer aan en bewaar het bij uw factuur als bewijs.

KBO Public Search

KBO Public Search van de FOD Economie toont meer dan VIES: de juridische toestand, de rechtsvorm, de vestigingen, de activiteiten en onder "Hoedanigheden" de BTW-plicht met de startdatum. Staat er geen BTW-hoedanigheid, of staat er een einddatum bij, dan is het nummer niet bruikbaar als BE-nummer.

Zoekt u liever alles op één plaats, dan typt u het nummer of de naam in de zoekfunctie van Jaarrekening.be. Het tabblad Overzicht toont de juridische situatie als badge, het ondernemingsnummer, de oprichtingsdatum, het adres van de maatschappelijke zetel, de rechtsvorm en de NACE-activiteiten. Voor de formele bevestiging van de BTW-hoedanigheid op de dag van uw levering blijft VIES de referentie.

Juridische situatie: kunt u nog factureren?

Een nummer kan bestaan en toch onbruikbaar zijn voor nieuwe zaken. De juridische situatie uit de KBO vertelt u of u nog een normale tegenpartij heeft.

Hoe u die toestanden herkent en wat ze juridisch betekenen, leest u in is een bedrijf failliet? Zo zoekt u het op.

Betrouwbaarheid: de KBO-gegevens vergelijken

Een geldig nummer bewijst dat een onderneming bestaat, niet dat de persoon die u mailt er iets mee te maken heeft. Fraudeurs gebruiken graag het nummer van een echte, gezonde vennootschap en laten leveren op een ander adres. Daarom vergelijkt u de officiële gegevens met wat op de bestelbon staat.

Naam, rechtsvorm en adres

De naam op de offerte moet exact overeenkomen met de officiële naam, inclusief rechtsvorm. "Janssens Bouw BV" is niet hetzelfde als "Janssens Bouwwerken NV". Het leveradres mag afwijken van de maatschappelijke zetel (een magazijn, een werf), maar dan wilt u een vestigingseenheid op dat adres zien in de KBO, of een bevestiging vanuit een e-mailadres op het domein van het bedrijf.

NACE-activiteiten

Op het tabblad Overzicht staan de NACE-activiteiten zoals ze in de KBO geregistreerd zijn (sinds 2025 volgens de nomenclatuur NACE-BEL 2025). Bestelt een kapsalon voor 40.000 euro dakisolatie, dan is dat vreemd. Niet elke afwijking is fraude, maar ze verdient een telefoontje.

Oprichtingsdatum

Een vennootschap van drie maanden oud heeft nog geen jaarrekening neergelegd en dus geen financiële geschiedenis. Dat is geen reden om niet te leveren, wel om de betalingstermijn te beperken of een voorschot te vragen. Bij oudere bedrijven controleert u in de Balanscentrale of op het tabblad Jaarrekeningen of de jaarrekeningen effectief neergelegd zijn. Wie al twee jaar niets neerlegt, heeft iets te verbergen of is de boekhouding kwijt. Allebei slecht nieuws voor een schuldeiser.

Financiële check: kan de klant betalen?

De KBO en VIES zeggen niets over cijfers. Voor een klant die op 30 of 60 dagen wil betalen, wilt u weten of daar geld voor is. Het tabblad Financiële kerncijfers toont de evolutie van eigen vermogen, liquide middelen, schulden op korte termijn en winst of verlies over meerdere jaren, met ratio's zoals solvabiliteit en current ratio. De Gezondheidsscore op het tabblad Overzicht vat dat samen in een score op 5: vanaf 3,5 is het bedrijf sterk, onder 2,5 zwak.

Drie vragen volstaan voor een eerste oordeel. Is het eigen vermogen positief? Is de current ratio (vlottende activa gedeeld door schulden op korte termijn) groter dan 1? En stijgen de schulden aan belastingen en sociale lasten niet jaar na jaar? Meer daarover leest u in de koopkracht van een prospect checken en in 5 signalen van een naderend faillissement. Voor een uitgebreider beeld is er de risicoanalyse.

Wat als het BTW-nummer niet geldig is?

Een ongeldig nummer is geen reden tot paniek, wel een reden om anders te factureren. De gevolgen verschillen naargelang de situatie.

Belgische klant zonder (geldig) BTW-nummer

U behandelt de klant als een niet-BTW-plichtige: u rekent Belgische BTW aan tegen het normale tarief en vermeldt geen BE-nummer van de klant op de factuur. Fiscaal verandert er voor u weinig. Vraag wel na waarom het nummer niet geldig is: een klant die beweert BTW-plichtig te zijn maar wiens nummer in de KBO als stopgezet staat, is geen klant maar een risico.

Intracommunautaire leveringen

Levert u goederen aan een klant in een andere EU-lidstaat, dan mag u vrijstellen van BTW op voorwaarde dat de klant een geldig BTW-nummer heeft in VIES, dat u dat nummer op de factuur vermeldt en dat u de levering opneemt in uw intracommunautaire opgave. Sinds 2020 is het geldige nummer een materiële voorwaarde voor de vrijstelling. Is het nummer ongeldig op het moment van de levering, dan moet u Belgische BTW aanrekenen. Doet u dat niet, dan kan de fiscus de BTW (21% op het factuurbedrag), een boete en nalatigheidsinteresten bij u vorderen.

Inkomende facturen

Ook aan de aankoopzijde telt het nummer. Een factuur van een leverancier met een ongeldig of ontbrekend BTW-nummer is geen regelmatige factuur, en de BTW-controleur kan uw aftrek van de BTW op die factuur verwerpen. Controleer nieuwe leveranciers dus met dezelfde reflex als nieuwe klanten.

Samengevat

Een BTW-nummer controleren gaat in drie lagen. De opbouw (tien cijfers, controlegetal) checkt u in seconden. De geldigheid bevestigt u in VIES of KBO Public Search en bewaart u als bewijs. De betrouwbaarheid leest u af uit de KBO-gegevens (naam, adres, rechtsvorm, activiteit, oprichtingsdatum) en uit de jaarrekening. Maak er een vaste routine van bij elke nieuwe klant en leverancier: het kost vijf minuten en bespaart u onbetaalde facturen en discussies met de BTW-administratie.